Od 1. svibnja na snazi je novi Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima, koju su obvezni voditi svi poslodavci.
Poslodavci su pri tome obvezni voditi tri grupe podataka:
Zakonom o radu propisana je obveza vođenja evidencije o zaposlenim radnicima i evidencije o radnom vremenu.
Sadržaj tih evidencija uređen je Pravilnikom o sadržaju i načinu vođenja od 01.lipnja 2010.godine. Međutim na samom početku pokazalo se da je dio njegovih odredbi bio teško provediv, a to se najviše odnosi na njegov zahtjevan i neracionalan sadržaj. Iz tih razloga donesen je novi Pravilnik potpuno istog naziva, ali nešto drugačijeg sadržaja, a koji bi od 1.svibnja trebao pojednostavniti način vođenja propisanih evidencija.
Novi Pravilnik nalaže poslodavcima da vode gore navedene tri grupe podataka, ali ponešto skraćenog sadržaja.
Evidencija o zaposlenim radnicima
Sadržaj evidencije o zaposlenim radnicima ne sadrži, kao dosad, 25 već 24 podatka. Najvažnija novina ovog Pravilnika je čl.3.st.2. kojim je određeno da poslodavac nije dužan voditi podatke koji kod određenog radnika ne postoje.
Evidencija o zaposlenim radnicima počinje se voditi danom početka rada radnika, a završava danom prestanka radnog odnosa radnika.
Držanje i čuvanje evidencije nije strogo odrađeno Pravilnikom, ali smatra se da je primjereno evidenciju držati u sjedištu tvrtke.
Evidencija o zaposlenima čuva se trajno.
Evidencija o radnom vremenu
Zakonom o radu čl. 46. određeno je da o rasporedu radnog vremena odlučuje poslodavac pisanom odlukom.
Evidencijom radnog vremena prati se izvršavanje utvrđenog rasporeda rada radnika. Broj podataka koji se vode u evidenciji radnog vremena novim Pravilnikom je smanjen sa 18 na 11 (tj. eventualno 13 – što se odnosi na podatke o početku i završetku radnog vremena).
Podaci o početku i završetku radnog vremena nisu obvezni osim ako obveza njihovog vođenja proizlazi iz kolektivnog ugovora, sporazuma između radničkog vijeća i poslodavca, pravilnika o radu ili ugovora o radu.
Pravilnikom je izričito propisano u čl. 8 st. 1 da se u evidenciji radnog vremena ne moraju voditi podaci, koji u mjesecu za koje se obračunava plaća ili naknada, ne postoje kod određenog radnika.
Evidencija o radnom vremenu vodi se prema razdoblju isplate plaće što je kod nas uobičajeno za mjesec.
Novina je u Pravilniku da podaci trebaju biti ažurirani u roku od sedam dana (7), a ne kao do sada na dnevnoj bazi.
Evidenciju je nužno držati u sjedištu poslodavca, a za poslodavce koji imaju radne jedinice, u poslovnoj jedinici.
Rokovi čuvanja evidencije smanjeni su sa šest (6) na četiri (4) godine.
Evidencije o drugim osobama koje rade kod poslodavca
Osim evidencije o radnicima, poslodavac je dužan voditi i posebne evidencije o drugim osobama koje rade kod poslodavca:
U novom Pravilniku je propisana i evidencija o drugim osobama koje rade kod poslodavca.
Novina je što više ne postoji obveza vođenja podataka o radnicima koji su ustupljeni od agencija za privremeno zapošljavanje, te osobama koje su angažirane na temelju ugovora o djelu ili Ugovora o izvođenju autorskog djela.
Evidenciju o osobama koje nisu u radnom odnosu poslodavac je dužan čuvati tri (3) godine.
Poslodavci ukoliko ne vodite propisane evidencije posljedice su slijedeće:
Za poslodavca pravnu osobu kazna može iznositi od 61.000,00 do 100.000,00 kuna, a za poslodavca fizičku osobu i za odgovornu osobu u pravnoj osobi od 7.000,00 do 10.000,00 kuna.